Популярні питання та відповіді
Існує два варіанти встановлення PawnShop:
- «Серверна версія» – встановлюється для роботи відділення (філії) на одному ПК зі своєю незалежною від інших відділень (філій) базою даних.
- «Клієнтська версія» – встановлюється для роботи з підключенням до бази даних «Серверної версії».
Найчастіше “Клієнтську версію” використовують для роботи другої каси на відділенні (філії) з підключенням по локальній мережі.
Для створення резервної копії бази даних зайдіть у розділ Програма – Резервна копія БД та натисніть +. Крім цього, ми рекомендуємо налаштувати автоматичне виконання резервної копії БД у хмарний сервіс, наприклад Google Drive або DropBox.
У разі, якщо були скоєні якісь незворотні зміни у базі даних (БД), або з якихось причин база даних була зіпсована, завжди її можна відновити з резервної копії (за умови, що резервне копіювання виконується 😉).
Перевірити параметри резервного копіювання можливо у розділі “Програма” – “Резервне копіювання” . У цьому розділі вказано шлях до папки резервного копіювання та налаштування автоматичного запиту на виконання резервної копії.
(Наполегливо рекомендується проводити «резервне копіювання БД» щодня).
Щоб відновити БД з резервної копії потрібно наступне:
- Виберіть архів останньої резервної копії зі списку резервних копій.
- Натисніть “Відновити” та дочекатися завершення процесу.
Для того, щоб робилась автоматична перевірка клієнта за переліком, Вам необхідно:
- Завантажити перелік терористів у форматі .xml
- Увійти у розділ “Програма” пункт “Налаштування – Основні” і обрати вкладку “Фiнансовий монiторинг”.
- Поставити тип завантаження “Оффлайн”.
- Натисніть кнопку “Оновити зараз” і виберіть файл із переліком організацій та фізичних осіб, щодо яких є відомості про їхню причетність до екстремістської діяльності або тероризму.
- Також можна обрати тип завантаження “Онлайн”, посилання тиснемо “За замовчуванням” та зберегти налаштування. У даному випадку PawnShop автоматично буде оновлювати перелік та перевіряти клієнтів.
Автоматична перевірка відбувається під час укладання контракту з клієнтом із переліку, при натисканні кнопки “Зберегти” (Якщо просто внести клієнта до довідника, перевірки не буде).
Робота функції перевірки:
- Відкрити новий договір, натиснути “Обрати клієнта”, відкрити “Перелік терористів” та скопіювати ПІБ та дату народження зі переліка.
- Далі, додати картку цього клієнта до довідника та зберегти цей договір.
- Програма при збереженні покаже повідомлення та запише дані до звіту “Фінмоніторинг”.
Це повідомлення виникає у двох випадках, найпопулярніша причина – це блокування ліцензії програми у зв’язку з несплатою послуг. Для її рішення необхідно сплатити продовження терміну дії ліцензії на сайті та повідомити розробника для активації сплаченого терміну.
Другий випадок – автоматично не запустилася служба ліцензій Sentinel LDK. Для запуску цієї служби вручну необхідно в ОС Windows натиснути Пуск, у рядку пошуку увести Служби та натиснути на ярлик з відповідною назвою . У списку служб необхідно знайти службу Sentinel LDK License Manager та у контекстному меню обрати “Запустити” або “Перезапустити”.
Для формування списку клієнтів, наприклад із номерами телефонів, адресами чи будь-якою іншою статистичною інформацією використовується «Експорт в Excel» довідника клієнтів.
Для цього потрібно увійти у розділ «Клієнти», далі увійти у розділ “Сервіс” та обрати «Експорт в Excel переліка клієнтів».
Докладніше про “Експорт в Excel” можна прочитати з розділу “Допомога\Довідка\Вивантаження даних в Excel”.
Це повідомлення може виникати у двох випадках:
- PawnShop не має доступу до файлу бази даних. Це мало виникнути внаслідок зміни зазначеного шляху до файлу бази даних, наприклад, змінилася назва системного диска, на якому була встановлена програма або папка зі встановленою програмою була перейменована\переміщена. Для вирішення необхідно вказати коректний шлях до бази даних. Для цього натискаємо кнопку “ОК” на повідомленні про помилку, відкриється вікно “Налаштування – База даних”, у рядку “Шлях” натискаємо на іконку папки та у провіднику вибираємо файл бази даних з розширенням *.fdb (назва файлу, за замовчуванням – lombard2.fdb файл знаходиться в папці з програмою PawnShop, в папці DB).
- Якщо шлях до файлу бази даних встановлений вірно, але повідомлення з’являється знову, швидше за все автоматично не запустилася служба Firebird Server. Для запуску цієї служби необхідно в ОС Windows натиснути “Пуск”, у рядку пошуку набрати “Служби” та натиснути на ярлик з відповідною назвою у меню “Пуск”. У списку служб знаходимо Firebird Server PawnShop-3057 натискаємо на службі правою кнопкою миші та в контекстному меню вибираємо пункт “Запустити”.
Якщо вам потрібна окрема копія програми з чистою базою даних, наприклад для навчання співробітників, можна встановити додатково другий екземпляр.
Для встановлення другого екземпляра програми необхідно запустити інсталяційний файл програми та вказати шлях встановлення, який відрізняється від основного екземпляра програми (наприклад, D:\PawnShop-Test).
У головній формі програми існує “Пошук”. Вибираємо пункт «стан договору» – «Боржники» та натискаємо «Шукати». Якщо ви бажаєте переглянути договори з певною кількістю днів прострочення (наприклад, для відбору застав на реалізацію), то в пункті «Днів прострочення» вкажіть кількість днів.
За використанням функції пошуку та роботи зі списком договорів на головній формі програми є навчальне відео.
Для цього необхідно знайти договори на головній формі програми за допомогою пошуку, наголосивши на прапорі – «Не скидати пошук». Далі заходимо у розділ “Сервіс – Експорт в Excel списку предметів застави”.
Ця можливість існує лише для користувачів групи «Менеджер».
Для редагування операції необхідно вибрати договір, увійти до розділу “Договори” та обрати «Редагувати операцію (F8)».
- У формі операції змінюємо дані та натискаємо «Зберегти».
Також при необхідності можна видалити операцію, обравши цю дію у розділу “Договори”.
Тривалість договору жорстко не обмежується – якщо протягом зазначеного періоду відбувається погашення відсотків, договір автоматично продовжується.
Наприклад, Умови договору:
- Дата укладання договору 1.мм.рррр;
- Термін 10 днів;
- % на добу – 1%;
- Кредит – 100 грн.;
Клієнт приходить 10.мм.рррр. зробити погашення процентів за договором. Нарахування процентів – 10 грн. При частковій оплаті відсотків (наприклад, 5 грн.) – термін дії договору буде продовжений на 5 днів до 15.мм.рррр.
При повній оплаті відсотків (10 грн.) – договір буде продовжений на 10 днів до 20.мм.рррр. Умови договору залишаються без змін.
Ця можливість існує лише для користувачів групи «Менеджер».
Для редагування закритого договору необхідно знайти договір у програмі, далі зайти до розділу «Договори» – «Примусово відкрити».
- Відкриваємо договір – видаляємо операцію “Закриття договору”.
- Вибираємо поточний договір та натискаємо «Перегляд договору».
- Проводимо редагування договору та зберігаємо зміни.
Для перегляду нарахувань за договором використовується звіт “Розрахунок нарахувань за договором”. Він формується за певний період та показує всі нарахування за обраним договором.
Також можна переглянути нарахування на дату, вибравши потрібну дату в полі «Дані на дату» на головній формі програми.
Як провести операцію “Зміна тарифу” за договором? У ломбардній практиці виникають ситуації, коли клієнт ломбарду просить переглянути чинні умови кредитування у зв’язку з форс-мажорними обставинами. Клієнтоорієнтований ломбард готовий піти на поступки та зменшити нарахування за договором для погашення заборгованості.
У програмі PawnShop передбачена можливість виконати зміну тарифного плану за договором. Цей вид операції призначений зміни умов нарахувань у будь-який період дії договору.
- Створення тарифу з акційними умовами для операції “Зміна тарифу”.
У розділі програми “Налаштування”>”Основні”>”Розрахунок нарахувань” потрібно додати тарифний план, наприклад “Знижка” з акційними умовами за відсотками та пені.
- Прив’язка тарифного плану до операції “Зміна тарифу”.
Заходимо в “Налаштування”>”Основні”>”Розрахунок нарахувань” – “Зміна тарифу” (кнопка). Вибираємо основний тариф та робимо прив’язку тарифу “Знижка”. Параметр “Початок дії тарифу” діє таким чином:
- “Поточна операція” – сума нарахувань не зміниться на поточну дату, новий тарифний план починає діяти з наступного дня після проведеної операції зміни тарифу.
- “Попередня операція” – заборгованість за нарахуваннями буде перерахована згідно з новими умовами за весь період від дати останньої операції (або дати укладання договору, якщо операцій не було).
- Проведення операції “Зміна тарифу” за договором.
Вибираємо діючий договір та натискаємо “Нова операція”. Вибираємо тип “Зміна тарифу” і у списку тарифів вибираємо тариф “Знижка” і зберігаємо операцію.
Також при проведенні операції “Зміна тарифу” є можливість налаштування умов нового тарифу “Вручну”, для цього необхідно:
- Вибрати у формі операції зі списку доступних тарифів пункт “Вручну”
- Вибрати параметр “Початок дії” (опис параметра див. вище)
- Натисніть кнопку “Редагувати”.
- Вказати параметри нарахувань “Нового тарифу”.
- Зберегти операцію.
Викупити заставу можна, провівши операцію «Перевідкриття договору». Розглянемо ситуацію з прикладу:
Було укладено заставний договір із двома предметами застави у сумі кредиту – 1000 (наприклад – 500 + 500). У день погашення кредиту клієнт хоче не лише продовжити договір, а й так само викупити один предмет застави.
У програмі дії такі:
- Робиться операція перевідкриття договору, при цьому сума нарахованих відсотків має бути погашена повністю.
- До нарахованих відсотків додаємо суму кредиту застави (500), яку клієнт бажає забрати.
- Суму погашення за операцією (Крок 1) встановлюємо – Нараховані відсотки + кредит за однією заставою.
- У вікні редагування (Крок 3) нового договору видно, що 500 заборгованості по кредиту, що залишилися, були перерозподілені між двома предметами застави.
- Видаляємо предмет застави.
Таким чином, ми отримуємо новий договір, відкритий на основі старого, але з одним предметом застави на суму 500 кредитів.
Докладніше про операцію «Перевідкриття договору» можна прочитати «Допомога\Зміст довідки\ Робота з договорами\ перевідкриття договору».
Відредагувати договір після проведення операції можна двома способами:
- З правами “Менеджер” відкрити договір для перегляду. У вікні перегляду договору, у правому верхньому кутку буде невелика кнопка квадратної форми із зірочкою. Якщо її натиснути з’явиться попередження: Ви збираєтеся змінити дані за договором, у якого є операції. У разі збереження змін дані про операції будуть перераховані. Продовжити? Так, Ні» При натисканні «ТАК» відкриється форма редагування умов договору.
- Другий спосіб – Це видалити операцію (Операції), відредагувати договір та провести операції необхідними датами, з тими самими сумами.
Якщо клієнт ломбарду не може вчасно погасити заборгованість по кредиту, PawnShop може скласти заяву на відстрочку.
Заява на відстрочку складається для надання клієнту можливості відстрочення влучення договору в акт передачі на реалізацію предметів застави. Для складання заяви на відстрочку необхідно вибрати потрібний договір у стані “боржників”. Зайти у розділ “Договір” та вибрати пункт “Заява на відстрочку”.
За використанням функції пошуку та роботи зі списком договорів на головній формі програми є навчальне відео.
У разі вилучення предмета застави правоохоронними органами чи його крадіжки виникає потреба у ломбарду закрити договір без руху грошей у касі. У цьому допоможе операція “Примусове закриття договору”. Для того, щоб примусово закрити договір, його потрібно знайти на головній формі, відкрити розділ “Договір” і вибрати операцію “Примусово закрити”.
За тривалий період роботи ломбарду накопичується велика кількість закритих та реалізованих договорів. Як правило, договору за минулий період вже немає потреби відображати у пошуку головної форми програми. Щоб приховати їх із відображення існує функція “Відправити до архіву”.
Для надсилання договорів до архіву необхідно на головній формі програми виділити список договорів за минулий період (за минулий рік), відкрити розділ “Договір” та вибрати пункт “Відправити до архіву”.
Вибираємо розділ “Довідники” та відкриваємо довідник “Типи драг. металів”. Натискаємо кнопку +, щоб додати новий запис.
Заходимо до розділу “Довідники” та обираємо “Цiни на дорог.метали».
У ньому можна змінити існуючі ціни, а також додати нові записи з цінами на дорогоцінні метали.
Для внесення реквізитів організації до програми необхідно вибрати розділ “Довідники” та перейти до пункту “Інформація про підприємство”. Вводимо дані про підприємство та його філії, якщо у програмі ведеться робота з декількома філіями.
Для додавання нового типу посвідчення особи необхідно вибрати розділ “Довідники” та вибрати довідник “Документ, що засвідчує особу”.
У вікні довідника “Документ, що засвідчує особу”, натиснути кнопку +, щоб додати новий запис.
Статуси призначені для виділення груп клієнтів, наприклад, пенсіонер, студент або VIP. Щоб додати статус клієнта, необхідно відкрити розділ “Довідники” та вибрати довідник “Статуси клієнтів”.
- У вікні довідника “Статуси клієнтів” натиснути кнопку +, щоб додати новий запис. Для надання тарифного плану статусу клієнта натискаємо кнопку “Призначення тарифних планів”.
- У вікні “Тарифні плани для статусу клієнта” виділяємо необхідний статус та у блоці “Тарифні плани” у колонці “Доступно” відзначаємо прапором активності тарифи, що відповідають доданому статусу.
Для додавання нового шаблону касового ордера, наприклад для обліку оплати з оренди приміщення, видачі заробітної плати працівникам та тощо, необхідно:
- Вибрати розділ “Довідники” та перейти до довідника “Шаблони касових ордерів (план кор.рахунків)”.
- Натиснути кнопку “+” для додавання нового запису, після чого заповнюємо колонки:
- “Опис” (наприклад, оплата оренди приміщення)
- “Прийнято від (видано)” (хто видав необхідну суму, наприклад директор)
- “Кореспондуючий рахунок, субрахунок” (вказуємо номер коррахунку)
- “Тип ордера” (прибутковий чи видатковий).
PawnShop має функцію додавання індивідуальних полів у картці застави чи клієнта. Можна додати унікальні поля, такі як Камінь, Огранювання та інші.
Для додавання додаткового поля потрібно:
Відкрийте меню “Довідники” та виберіть пункт “Настроювані поля”.
У довіднику “Поля, що настроюються” вибрати об’єкт: “клієнти” або “предмети застави”.
Додати новий запис можна кнопкою “+”, після чого потрібно заповнити колонки “Найменування поля” та “Код для документів”.
Для виведення конкретного значення додаткового поля “за замовчуванням” заповнюємо колонку “Значення за умовчанням”.
Для виведення значення додаткового поля шаблон документа необхідно скопіювати дані з поля “Код для документів” і вставити його в шаблон потрібного документа.
У довіднику клієнтів за допомогою кнопки “Об’єднати клiєнтiв” можна поєднати два записи клієнта, які продублювалися. Після натискання кнопки з’являється форма з інформацією про дублюючі записи клієнта. У верхній частині відображається запис, який буде видалено. У нижній частині групи “Клієнт (Результат)” – запис, який залишиться.
Для внесення коштів у PawnShop потрібно створити прибутковий ордер із відповідною сумою. Заходимо в розділ «Каса» та натискаємо кнопку «Додати (+)».
Програма PawnShop підтримує підключення різних моделей фіскальних реєстраторів. Підключення ККТ відбувається у розділі «Програма» – «Налаштування» – «Основнi» вкладка «Відділи та рахунки». Відкриваємо “Довідник касових рахунків” – натискаємо кнопку “Редагувати”, ставимо прапор “Задіяти фіскальний реєстратор” та вводимо налаштування підключення та “Підключити”. Фіскальний реєстратор готовий до роботи, доданий розділ меню «Реєстратор».
Для початку роботи з підключеним фіскальним реєстратором необхідно відкрити зміну, якщо використовуєте онлайн-касу CheckBox.
Для цього натискаємо кнопку “Реєстратор” та вибираємо пункт “Службове внесення”. Для вилучення суми коштів із пам’яті фіскального реєстратора необхідно вибрати пункт “Службове вилучення”.
Наприкінці дня необхідно звірити залишки коштів по онлайн-касі та касі в PawnShop. Для цього натискаємо кнопку “Реєстратор” та вибираємо пункт X-звіт та проводимо звіряння операцій. Після успішного звіряння залишків закриваємо зміну, натискаємо кнопку “Реєстратор” і вибираємо пункт Z-звіт.
Програма PawnShop має можливість роботи з кількома рахунками. Це корисно для ломбардів, які приймають сплату заборгованості за договором готівкою або через банківський термінал (рахунок).
Для додавання рахунку вибираємо розділ “Програма” – “Налаштування” – “Основні”. В основних налаштуваннях переходимо на вкладку “Відділи та рахунки”. У вікні “Рахунки” є дві кнопки для додавання касових рахунків.
- Для додавання готівкового касового рахунку натискаємо кнопку “Довідник касових рахунків”, у довіднику кнопкою “+” додаємо касу та натискаємо “ОК”. Після цього у вікні “Рахунки” натискаємо кнопку “+” (додати рахунок) і вибираємо “касовий рахунок”.
- Для додавання безготівкового рахунку у вікні “Рахунки” натискаємо кнопку “Довідник розрахункових рахунків”, заповнюємо реквізити рахунку та натискаємо “ОК”. Після цього у вікні “Рахунки” натискаємо кнопку “+” (додати рахунок) та вибираємо “розрахунковий рахунок”.
Знаходимо необхідний договір на основній формі програми. Натискаємо кнопку “Виставити на реалізацію” та вказуємо ціну реалізації застави.
Серед виставлених договорів на реалізацію знаходимо договір, який слід реалізувати. Натискаємо кнопку “Реалізувати” та вказуємо суму реалізації, якщо бажаєте відобразити операцію в касі, то ставимо позначку “Враховувати реалізацію в касі” та зберігаємо операцію.
Докладніше про реалізацію договору можна ознайомитись у навчальному відео.
Для виставлення кількох договорів на реалізацію необхідно створити “Акт на реалізацію”. Створити акт можна, натиснувши кнопку “Сервіс” та вибрати пункт “Акти”, далі заповнюємо необхідні поля. Докладніше про роботу з актами можна ознайомитись у довідці – розділ “Передача на реалізацію”.
Також по роботі з Актами та Посилками на реалізацію є навчальне відео.
Для реалізації кількох договорів необхідно сформувати “Посилку на реалізацію”. Посилки на реалізацію призначені для реалізації предметів застави, які перебувають у акті. Для створення посилки необхідно натиснути кнопку “Сервіс” та вибрати пункт “Посилки на реалізацію”. Докладніше про роботу з посилками можна ознайомитись у довідці – розділ “Передача на реалізацію”, “Робота з посилкою”.
Для надсилання списку договорів до центрального офісу необхідно, щоб було налагоджено синхронізацію даних філії з ЦО. Далі при створенні акта на реалізацію вибираємо склад призначення “центральний офіс”. Після збереження акта у вікні списку актів на реалізацію необхідно натиснути кнопку “Дозволити відправити до ЦО”.
Для автоматичного виставлення прострочених договорів на реалізацію потрібно виконати кілька действий:
- Потрібно налаштувати графік виконання завдання автовиставлення договору. Заходимо до основних параметрів PawnShop на вкладку “Розрахунок нарахувань”. У блоці “Автоматичне виставлення договорів на реалізацію” натискаємо кнопку “Графік” та встановлюємо прапор “Активний”.
- У тарифному плані необхідно активувати налаштування “Виставити на реалізацію після закінчення днів прострочення” у вкладці “Додаткові налаштування”.
Для проведення інвентаризації у ломбарді існує звіт «Інвентаризація». Цей звіт можна сформувати у розділі «Звіти» – «Склад» – «Інвентаризація». Для формування інвентаризаційної відомості необхідно встановити параметри звіту.
Для отримання фінансових показників ломбарду для підготовки звітності до Національної комісії фінансових послуг необхідно сформувати “Фінансовий звіт”.
- Для цього вибираємо розділ “Звіти” – “Фiнансовi” та у списку звітів вибираємо “Фінансовi звіти”.
- Встановлюємо тип звіту (квартальний або інший період).
- Після вибору типу звіту натискаємо кнопку “Створити”. У “Властивості фінансового звіту” вказуємо рік, дату подання звіту та період і натискаємо “Застосувати”.
- Для розрахунку фінансових показників натискаємо “Результати”. У вікні результатів розрахунку фінансових показників натискаємо “Перелічити”. Дані сформовані та їх потрібно подати до перевіряючого органу.
Для формування нарахувань за договором за період, необхідно знайти необхідний договір на головній формі програми та відкрити меню “Звіти” – “Розрахунок нарахувань за договором”. На формі “Розрахунок нарахувань за договором” ставимо прапор активності в параметрі “Детальний розрахунок”, встановлюємо період розрахунку та натискаємо кнопку “Розрахунок”. Дані сформовані для вивантаження звіту в Excel необхідно натиснути “Друк”.
Для отримання інформації про рух коштів по касі ломбарду з розбивкою кореспондуючими рахунками використовується звіт “Аналітична відомість руху коштів”. Звіт може бути сформований як у розрізі окремих ордерів за операціями, так і в сумарній інформації щодо інтервалу часу.
Для формування звіту необхідно увійти в меню “Звіти”, розділ “Управлінські” та вибрати звіт “Аналітична відомість руху коштів”. Встановити необхідний період та вибрати тип “Сумування” звіту (документ, по днях, місяць, квартал).
Кредитний портфель ломбарду – це сукупність залишків заборгованості за основним боргом за активними заставними договорами. Для отримання інформації про заборгованість за виданими кредитами та розрахунку заборгованості з них формуємо “Загальний звіт”. Вибираємо у розділі “Звіти” – “Управлінські” цей звіт та вказуємо параметри для його формування (наприклад, період або філія ломбарду).
Відкриваємо розділ “Звіти” – “Статистика” та обираємо “Модуль статистики клієнтів”.
Звіт Статистика співробітників призначений для формування показників роботи в розрізі співробітників ломбарду. Звіт надає такі дані:
- кількість укладених договорів
- сума виданих кредитів, сума оплачених кредитів
- сума сплачених відсотків за договорами
- сума оплаченої пені за договорами
- прибуток вiд реалiзацii.
Дані співробітників групуються по філіях за вибраний період.
Звіт “Логування” призначений для відстеження всіх дій користувача у програмі PawnShop та допомагає у вирішенні ситуацій, пов’язаних із крадіжкою у ломбарді У звіті відображається ім’я користувача, час та дія, яку він повідомив.
У звіті передбачено можливість виведення записів по багатьох об’єктах програми, таких як заставний договір, картка клієнта тощо. Найпопулярніший запит – це сформувати список дій користувача за конкретним договором. Для формування звіту необхідно відкрити меню “Звіти” – “Управлінські” та у списку вибрати “Логування”. Вибрати об’єкт на формі налаштувань звіту, за яким необхідно відобразити список дій.
Текст та зовнішній вигляд шаблону договору та інші види документів можна змінити у розділі програми «Програма» – «Налаштування документів». Вибираєте потрібний шаблон та натискаєте “Змінити” – “Редагувати шаблон”. У шаблоні можна використовувати змінні (формули), які виводять дані з програми.
За цією функцією налаштування шаблонів документів у PawnShop також записано відео курс.
У розділі “Програма” – “Налаштування документів” необхідно вибрати потрібний шаблон документа. Натискаємо «Редагувати» – відкривається шаблон договору у текстовому редакторі. Заходимо до розділу «Допомога» – «Довідк» – «Система документів» – «Параметри для документів». Копіюємо змінну і вставляємо шаблон документа. Зберігаємо документ.
Навчальне відео за налаштуванням шаблонів документів у PawnShop.
Для додання нового користувача до програми необхідно увійти до програми за користувачем “Адміністратор”. Можна використовувати обліковий запис за замовчуванням, логін “master”.
Після входу до програми з правами адміністратора необхідно:
Увійти в меню “Програма”>“Налаштування”>“Основні”.
Перейдіть на вкладку “Користувачі та права”.
На вкладці “Користувачі” натисніть на іконку “+” (додати користувача).
У вікні “Додати користувача” на вкладці “Облікові дані” вибрати роль (Адміністратор або Оператор), заповнити поле “ПІБ”, “Логін”, “Пароль” і “Пароль повторно”.
У разі потреби заповнити інші поля такі як: “Довіреність”, “Номер касира”, “ІПН”, “Примітка”.
У вкладці “Відділи та рахунки” задаємо призначення відділу та касового рахунку новому користувачеві.
Навчальне відео: “Створення облікового запису та налаштування прав користувачів”.
Якщо забули пароль користувача, то відновити його може лише користувач з правами групи “Адміністратор”. Виконайте вхід під обліком з повними правами та виконайте такі дії:
- Увійти в меню “Програма” – “Налаштування” – “Основні”.
- Перейдіть на вкладку “Користувачі та права”.
- Вибрати необхідного користувача у списку та натиснути на іконку “олівець” (редагувати).
- У вікні “Правка користувача” введіть новий пароль у полі “Пароль” та “Пароль повторно” та натисніть “Ок”. Пароль змінений.
Якщо Ви забули пароль для облікового запису з правами Адміністратор, зв’яжіться з відділом підтримки PawnShop для відновлення доступу.
Для зміни існуючих тарифних планів та створення індивідуальної системи нарахувань необхідно зайти до розділу «Програма» – «Налаштування» – вкладка «Розрахунок нарахувань». Детальний опис роботи з даним розділом описано у розділі «Довідка – Нарахування».
Відео курс з налаштування тарифних планів.
Щоб налаштувати надсилання SMS-повідомлень, відкрийте вкладку SMS-повідомлення у головних параметрах програми. У вкладці SMS-повідомлення здійснюється налаштування параметрів відправлення sms, налаштування облікових даних для шлюзу відправки, налаштування шаблонів sms, прив’язка відправки sms до окремих тарифних планів.
З процесом налаштування SMS повідомлень Ви також можете ознайомитись у відео курсі.
Порядок налаштування надсилання sms повідомлень:
- Прапорець “Увімкнути sms сповіщення” активує функцію sms сповіщень.
- Кнопка “Облікові дані для шлюзу” викликає вікно налаштування підключення та реєстрації до шлюзу надсилання SMS.
- При першому налаштуванні підключення необхідно натиснути “Реєстрація”, перейти на сайт sms шлюзу та пройти процедуру реєстрації облікового запису. Після успішного проходження реєстрації у вікні “Облікові дані” вносимо логін\пароль. Після натискання кнопки “Тест” відбувається тестове підключення до SMS шлюзу, при успішному підключенні буде відображено баланс рахунку облікового запису.
- Кнопка “Налаштування шаблонів sms” викликає форму для налаштування тексту надісланих повідомлень.
- Кнопка “Історія надсилання SMS” викликає вікно з інформацією про надіслані SMS повідомлення та статус їх доставки.
- Прапор «Повідомлення про закінчення договорів» включає автоматичне розсилання SMS із повідомленням про наближення закінчення договору. Розсилка провадиться для договорів, термін яких спливає завтра.
- У полі «Час» встановлюється значення часу щоденного надсилання SMS про наближення закінчення терміну договору.
У центрі форми налаштувань SMS-повідомлень знаходиться таблиця «Дозволити відправку для тарифних планів». У ній наголошуються тарифні плани для договорів, яких слід здійснювати надсилання SMS-повідомлень.
Для завантаження переліку в PawnShop потрібно:
- Відкрити меню “Програма” – “Налаштування” – “Основні”.
- Переходимо на вкладку “Фінансовий моніторинг” та встановлюємо “Тип завантаження” переліків у режимі “Оффлайн”.
- Для завантаження нового переліку натискаємо кнопку “Оновити зараз” та вибираємо необхідний файл переліку фінмоніторингу.
У налаштуваннях фінансового моніторингу також можливий тип завантаження “Онлайн”. Він служить для того, щоб у автоматичному режимі оновлювати перелік фінмоніторингу за посиланням (тиснемо кнопку “за замовчуванням”) або завантаження з Центрального офісу на кількох філіях, якщо у вас налаштована синхронізація із “Центральним офісом”.
Нумерація та налаштування шаблону номеру договору задається у розділі «Програма» – «Налаштування» – “Основні” вкладка «Нумерація документів». Також, у цьому розділі, можна задати нумерацію для прибуткових та видаткових касових ордерів та інших видів документів.
Підключення сканера штрих-коду налаштовується у розділі «Програма» – «Налаштування» – “Основні” вкладка «Сканер штрих-коду». Додаємо галочку «Задіяти сканер штрих-коду», вибираємо тип підключення та зберігаємо зміни. Сканер підключено до роботи з програмою. Сформувати номери штрих-кодів можна у розділі “Сервіс” – “Генерація штрих-кодів”.
Для формування файлу експорту даних необхідно зайти до розділу “Сервіс” – “Менеджер завдань”. Вибираємо режим “оффлайн” та натискаємо “Синхронізувати” – Експорт даних. Вибрати філію, період експорту даних та бази клієнтів та натиснути «Експорт». Після цього програма сформує зашифрований файл з пакетом даних, який необхідно відправити у центральний офіс і виконати там імпорт для завантаження даних у ЦО.
У програмі існує можливість додавання кількох відділень та розмежування доступу користувачів до цих відділень.
Для налаштування філій та касових рахунків необхідно:
- Відкрити основні налаштування програми – “Програма”>”Налаштування”>”Основні” та вибрати вкладку “Відділи та рахунки”.
- У лівій частині форми “Відділи” натиснути “+” (додати філію), вказати порядковий номер та назву. Порядковий номер філії має бути унікальним.
У правій частині форми “Рахунки” можна додати готівковий або безготівковий касовий рахунок, для цього необхідно:
- Натиснути “Довідник касових рахунків”, кнопкою “+” додати касовий рахунок, вказати назву та параметри касового рахунку.
- Для безготівкового рахунку натиснути “Довідник розрахункових рахунків”, заповнити дані довідника (назва, код підприємства, код банку, розрахунковий рахунок).
Для присвоєння касового рахунку конкретній філії необхідно:
- У лівій частині форми “Відділи” виділити необхідну філію, потім у правій частині форми “Рахунки” натиснути “+”, вибрати тип рахунку (касовий чи розрахунковий) й у довіднику рахунків вибрати потрібну касу.
Для налаштування довідкової інформації щодо кількох філій у програмі необхідно відкрити меню “Довідники” та вибрати пункт “Інформація про підприємство”. У довіднику “Інформація про підприємство” потрібно натиснути на перелiк поля, що випадає “Філія”, вибрати філію та заповнити реєстраційні дані для кожної філії окремо.У PawnShop є можливість автоматично оновлювати ціни на драг. метали у відділеннях ломбарду, коригуючи їх із центрального офісу.
Використовуючи єдиний перелік проб та цін у центральному офісі, ми можемо автоматично імпортувати їх у кожне відділення ломбарду, щоб експерт-оцінювач на філії не вносив зміни цін вручну.
Для цього в програмі “Центрального офісу” необхідно налаштувати довідники типів і цін на дорогоцінні метали:
- Відкрити меню “Довідники” вибрати пункт “Типи драг металів”.
- Кнопкою “+” додати записи типів дорогоцінних металів наприклад: золото-1 категорії; золото-2 категорії; срібло; платина і т.д.
- Відкрити меню “Довідники” вибрати пункт “Ціни на дорогоцінні метали”.
- Кнопкою “+” додати новий запис. Вказуємо тип драг.металу, пробу, оцінку за 1 грам і видачу за 1 грам.
Для автоматичного імпорту довідкових даних із філій має бути налаштована синхронізація між “Центральним офісом” та філією. У налаштуваннях синхронізації філій має бути встановлений прапор “Автоматичний імпорт довідників”
У програмі існує можливість сплатити заборгованість за договором у будь-якому відділенні мережі ломбардів, що надає зручності для клієнтів, які не мають постійної можливості відвідувати певне відділення ломбарду. Для роботи цієї функції має бути налаштована синхронізація між філією та “Центральним офісом”.
Якщо синхронізація налаштована, то оплату у будь-якому відділенні можна зробити з розділу “Договір”, обравши пункт “Онлайн операція”.
Для проведення онлайн операції необхідно:
- У вікні “Онлайн операції – пошук договору” вказати номер договору для пошуку в системі.
- Вибрати вид операції (погашення або збільшення кредиту), внести суму операції та натиснути “Додати”.
У програмі реалізовано вивантаження даних для імпорту до бухгалтерських програм (1С Підприємство та інші), а також надається модуль для імпорту даних до 1С.
Для вивантаження даних у 1С необхідно зайти до розділу «Сервіс» – «Вивантаження даних для бухгалтерських програм». У цьому розділі необхідно задати параметри вивантаження (період, філія), натискаємо «Сформувати», вказуємо шлях до збереження даних та натискаємо «Вивантажити».
Детальний опис здійснення вивантаження та імпорту даних у 1С описаний у розділі «Довідка» – «Вивантаження даних для бухгалтерських програм».
Так само з цією функцією можна ознайомитись у відео курcі.
Модуль завантаження для бухгалтерських програм знаходиться в папці PawnShop у папці Utils. У цій папці містяться модулі з налаштуваннями для України та Казахстану, а також є вихідний модуль без прив’язки до певної країни.
У папці міститься опис налаштування модуля, сам модуль PawnShopImport.epf та файл конфігурації PawnShop.ini Програмний код модуля імпорту в 1С повністю відкритий для Вас, що дає можливість самостійно вносити зміни відповідно до ваших вимог.
Існує два варіанти встановлення PawnShop:
- «Серверна версія» – встановлюється для роботи відділення (філії) на одному ПК зі своєю незалежною від інших відділень (філій) базою даних.
- «Клієнтська версія» – встановлюється для роботи з підключенням до бази даних «Серверної версії».
Найчастіше “Клієнтську версію” використовують для роботи другої каси на відділенні (філії) з підключенням по локальній мережі.
Для створення резервної копії бази даних зайдіть у розділ Програма – Резервна копія БД та натисніть +. Крім цього, ми рекомендуємо налаштувати автоматичне виконання резервної копії БД у хмарний сервіс, наприклад Google Drive або DropBox.
У разі, якщо були скоєні якісь незворотні зміни у базі даних (БД), або з якихось причин база даних була зіпсована, завжди її можна відновити з резервної копії (за умови, що резервне копіювання виконується 😉).
Перевірити параметри резервного копіювання можливо у розділі “Програма” – “Резервне копіювання” . У цьому розділі вказано шлях до папки резервного копіювання та налаштування автоматичного запиту на виконання резервної копії.
(Наполегливо рекомендується проводити «резервне копіювання БД» щодня).
Щоб відновити БД з резервної копії потрібно наступне:
- Виберіть архів останньої резервної копії зі списку резервних копій.
- Натисніть “Відновити” та дочекатися завершення процесу.
Для того, щоб робилась автоматична перевірка клієнта за переліком, Вам необхідно:
- Завантажити перелік терористів у форматі .xml
- Увійти у розділ “Програма” пункт “Налаштування – Основні” і обрати вкладку “Фiнансовий монiторинг”.
- Поставити тип завантаження “Оффлайн”.
- Натисніть кнопку “Оновити зараз” і виберіть файл із переліком організацій та фізичних осіб, щодо яких є відомості про їхню причетність до екстремістської діяльності або тероризму.
- Також можна обрати тип завантаження “Онлайн”, посилання тиснемо “За замовчуванням” та зберегти налаштування. У даному випадку PawnShop автоматично буде оновлювати перелік та перевіряти клієнтів.
Автоматична перевірка відбувається під час укладання контракту з клієнтом із переліку, при натисканні кнопки “Зберегти” (Якщо просто внести клієнта до довідника, перевірки не буде).
Робота функції перевірки:
- Відкрити новий договір, натиснути “Обрати клієнта”, відкрити “Перелік терористів” та скопіювати ПІБ та дату народження зі переліка.
- Далі, додати картку цього клієнта до довідника та зберегти цей договір.
- Програма при збереженні покаже повідомлення та запише дані до звіту “Фінмоніторинг”.
Це повідомлення виникає у двох випадках, найпопулярніша причина – це блокування ліцензії програми у зв’язку з несплатою послуг. Для її рішення необхідно сплатити продовження терміну дії ліцензії на сайті та повідомити розробника для активації сплаченого терміну.
Другий випадок – автоматично не запустилася служба ліцензій Sentinel LDK. Для запуску цієї служби вручну необхідно в ОС Windows натиснути Пуск, у рядку пошуку увести Служби та натиснути на ярлик з відповідною назвою . У списку служб необхідно знайти службу Sentinel LDK License Manager та у контекстному меню обрати “Запустити” або “Перезапустити”.
Для формування списку клієнтів, наприклад із номерами телефонів, адресами чи будь-якою іншою статистичною інформацією використовується «Експорт в Excel» довідника клієнтів.
Для цього потрібно увійти у розділ «Клієнти», далі увійти у розділ “Сервіс” та обрати «Експорт в Excel переліка клієнтів».
Докладніше про “Експорт в Excel” можна прочитати з розділу “Допомога\Довідка\Вивантаження даних в Excel”.
Це повідомлення може виникати у двох випадках:
- PawnShop не має доступу до файлу бази даних. Це мало виникнути внаслідок зміни зазначеного шляху до файлу бази даних, наприклад, змінилася назва системного диска, на якому була встановлена програма або папка зі встановленою програмою була перейменована\переміщена. Для вирішення необхідно вказати коректний шлях до бази даних. Для цього натискаємо кнопку “ОК” на повідомленні про помилку, відкриється вікно “Налаштування – База даних”, у рядку “Шлях” натискаємо на іконку папки та у провіднику вибираємо файл бази даних з розширенням *.fdb (назва файлу, за замовчуванням – lombard2.fdb файл знаходиться в папці з програмою PawnShop, в папці DB).
- Якщо шлях до файлу бази даних встановлений вірно, але повідомлення з’являється знову, швидше за все автоматично не запустилася служба Firebird Server. Для запуску цієї служби необхідно в ОС Windows натиснути “Пуск”, у рядку пошуку набрати “Служби” та натиснути на ярлик з відповідною назвою у меню “Пуск”. У списку служб знаходимо Firebird Server PawnShop-3057 натискаємо на службі правою кнопкою миші та в контекстному меню вибираємо пункт “Запустити”.
Якщо вам потрібна окрема копія програми з чистою базою даних, наприклад для навчання співробітників, можна встановити додатково другий екземпляр.
Для встановлення другого екземпляра програми необхідно запустити інсталяційний файл програми та вказати шлях встановлення, який відрізняється від основного екземпляра програми (наприклад, D:\PawnShop-Test).
У головній формі програми існує “Пошук”. Вибираємо пункт «стан договору» – «Боржники» та натискаємо «Шукати». Якщо ви бажаєте переглянути договори з певною кількістю днів прострочення (наприклад, для відбору застав на реалізацію), то в пункті «Днів прострочення» вкажіть кількість днів.
За використанням функції пошуку та роботи зі списком договорів на головній формі програми є навчальне відео.
Для цього необхідно знайти договори на головній формі програми за допомогою пошуку, наголосивши на прапорі – «Не скидати пошук». Далі заходимо у розділ “Сервіс – Експорт в Excel списку предметів застави”.
Ця можливість існує лише для користувачів групи «Менеджер».
Для редагування операції необхідно вибрати договір, увійти до розділу “Договори” та обрати «Редагувати операцію (F8)».
- У формі операції змінюємо дані та натискаємо «Зберегти».
Також при необхідності можна видалити операцію, обравши цю дію у розділу “Договори”.
Тривалість договору жорстко не обмежується – якщо протягом зазначеного періоду відбувається погашення відсотків, договір автоматично продовжується.
Наприклад, Умови договору:
- Дата укладання договору 1.мм.рррр;
- Термін 10 днів;
- % на добу – 1%;
- Кредит – 100 грн.;
Клієнт приходить 10.мм.рррр. зробити погашення процентів за договором. Нарахування процентів – 10 грн. При частковій оплаті відсотків (наприклад, 5 грн.) – термін дії договору буде продовжений на 5 днів до 15.мм.рррр.
При повній оплаті відсотків (10 грн.) – договір буде продовжений на 10 днів до 20.мм.рррр. Умови договору залишаються без змін.
Ця можливість існує лише для користувачів групи «Менеджер».
Для редагування закритого договору необхідно знайти договір у програмі, далі зайти до розділу «Договори» – «Примусово відкрити».
- Відкриваємо договір – видаляємо операцію “Закриття договору”.
- Вибираємо поточний договір та натискаємо «Перегляд договору».
- Проводимо редагування договору та зберігаємо зміни.
Для перегляду нарахувань за договором використовується звіт “Розрахунок нарахувань за договором”. Він формується за певний період та показує всі нарахування за обраним договором.
Також можна переглянути нарахування на дату, вибравши потрібну дату в полі «Дані на дату» на головній формі програми.
Як провести операцію “Зміна тарифу” за договором? У ломбардній практиці виникають ситуації, коли клієнт ломбарду просить переглянути чинні умови кредитування у зв’язку з форс-мажорними обставинами. Клієнтоорієнтований ломбард готовий піти на поступки та зменшити нарахування за договором для погашення заборгованості.
У програмі PawnShop передбачена можливість виконати зміну тарифного плану за договором. Цей вид операції призначений зміни умов нарахувань у будь-який період дії договору.
- Створення тарифу з акційними умовами для операції “Зміна тарифу”.
У розділі програми “Налаштування”>”Основні”>”Розрахунок нарахувань” потрібно додати тарифний план, наприклад “Знижка” з акційними умовами за відсотками та пені.
- Прив’язка тарифного плану до операції “Зміна тарифу”.
Заходимо в “Налаштування”>”Основні”>”Розрахунок нарахувань” – “Зміна тарифу” (кнопка). Вибираємо основний тариф та робимо прив’язку тарифу “Знижка”. Параметр “Початок дії тарифу” діє таким чином:
- “Поточна операція” – сума нарахувань не зміниться на поточну дату, новий тарифний план починає діяти з наступного дня після проведеної операції зміни тарифу.
- “Попередня операція” – заборгованість за нарахуваннями буде перерахована згідно з новими умовами за весь період від дати останньої операції (або дати укладання договору, якщо операцій не було).
- Проведення операції “Зміна тарифу” за договором.
Вибираємо діючий договір та натискаємо “Нова операція”. Вибираємо тип “Зміна тарифу” і у списку тарифів вибираємо тариф “Знижка” і зберігаємо операцію.
Також при проведенні операції “Зміна тарифу” є можливість налаштування умов нового тарифу “Вручну”, для цього необхідно:
- Вибрати у формі операції зі списку доступних тарифів пункт “Вручну”
- Вибрати параметр “Початок дії” (опис параметра див. вище)
- Натисніть кнопку “Редагувати”.
- Вказати параметри нарахувань “Нового тарифу”.
- Зберегти операцію.
Викупити заставу можна, провівши операцію «Перевідкриття договору». Розглянемо ситуацію з прикладу:
Було укладено заставний договір із двома предметами застави у сумі кредиту – 1000 (наприклад – 500 + 500). У день погашення кредиту клієнт хоче не лише продовжити договір, а й так само викупити один предмет застави.
У програмі дії такі:
- Робиться операція перевідкриття договору, при цьому сума нарахованих відсотків має бути погашена повністю.
- До нарахованих відсотків додаємо суму кредиту застави (500), яку клієнт бажає забрати.
- Суму погашення за операцією (Крок 1) встановлюємо – Нараховані відсотки + кредит за однією заставою.
- У вікні редагування (Крок 3) нового договору видно, що 500 заборгованості по кредиту, що залишилися, були перерозподілені між двома предметами застави.
- Видаляємо предмет застави.
Таким чином, ми отримуємо новий договір, відкритий на основі старого, але з одним предметом застави на суму 500 кредитів.
Докладніше про операцію «Перевідкриття договору» можна прочитати «Допомога\Зміст довідки\ Робота з договорами\ перевідкриття договору».
Відредагувати договір після проведення операції можна двома способами:
- З правами “Менеджер” відкрити договір для перегляду. У вікні перегляду договору, у правому верхньому кутку буде невелика кнопка квадратної форми із зірочкою. Якщо її натиснути з’явиться попередження: Ви збираєтеся змінити дані за договором, у якого є операції. У разі збереження змін дані про операції будуть перераховані. Продовжити? Так, Ні» При натисканні «ТАК» відкриється форма редагування умов договору.
- Другий спосіб – Це видалити операцію (Операції), відредагувати договір та провести операції необхідними датами, з тими самими сумами.
Якщо клієнт ломбарду не може вчасно погасити заборгованість по кредиту, PawnShop може скласти заяву на відстрочку.
Заява на відстрочку складається для надання клієнту можливості відстрочення влучення договору в акт передачі на реалізацію предметів застави. Для складання заяви на відстрочку необхідно вибрати потрібний договір у стані “боржників”. Зайти у розділ “Договір” та вибрати пункт “Заява на відстрочку”.
За використанням функції пошуку та роботи зі списком договорів на головній формі програми є навчальне відео.
У разі вилучення предмета застави правоохоронними органами чи його крадіжки виникає потреба у ломбарду закрити договір без руху грошей у касі. У цьому допоможе операція “Примусове закриття договору”. Для того, щоб примусово закрити договір, його потрібно знайти на головній формі, відкрити розділ “Договір” і вибрати операцію “Примусово закрити”.
За тривалий період роботи ломбарду накопичується велика кількість закритих та реалізованих договорів. Як правило, договору за минулий період вже немає потреби відображати у пошуку головної форми програми. Щоб приховати їх із відображення існує функція “Відправити до архіву”.
Для надсилання договорів до архіву необхідно на головній формі програми виділити список договорів за минулий період (за минулий рік), відкрити розділ “Договір” та вибрати пункт “Відправити до архіву”.
Вибираємо розділ “Довідники” та відкриваємо довідник “Типи драг. металів”. Натискаємо кнопку +, щоб додати новий запис.
Заходимо до розділу “Довідники” та обираємо “Цiни на дорог.метали».
У ньому можна змінити існуючі ціни, а також додати нові записи з цінами на дорогоцінні метали.
Для внесення реквізитів організації до програми необхідно вибрати розділ “Довідники” та перейти до пункту “Інформація про підприємство”. Вводимо дані про підприємство та його філії, якщо у програмі ведеться робота з декількома філіями.
Для додавання нового типу посвідчення особи необхідно вибрати розділ “Довідники” та вибрати довідник “Документ, що засвідчує особу”.
У вікні довідника “Документ, що засвідчує особу”, натиснути кнопку +, щоб додати новий запис.
Статуси призначені для виділення груп клієнтів, наприклад, пенсіонер, студент або VIP. Щоб додати статус клієнта, необхідно відкрити розділ “Довідники” та вибрати довідник “Статуси клієнтів”.
- У вікні довідника “Статуси клієнтів” натиснути кнопку +, щоб додати новий запис. Для надання тарифного плану статусу клієнта натискаємо кнопку “Призначення тарифних планів”.
- У вікні “Тарифні плани для статусу клієнта” виділяємо необхідний статус та у блоці “Тарифні плани” у колонці “Доступно” відзначаємо прапором активності тарифи, що відповідають доданому статусу.
Для додавання нового шаблону касового ордера, наприклад для обліку оплати з оренди приміщення, видачі заробітної плати працівникам та тощо, необхідно:
- Вибрати розділ “Довідники” та перейти до довідника “Шаблони касових ордерів (план кор.рахунків)”.
- Натиснути кнопку “+” для додавання нового запису, після чого заповнюємо колонки:
- “Опис” (наприклад, оплата оренди приміщення)
- “Прийнято від (видано)” (хто видав необхідну суму, наприклад директор)
- “Кореспондуючий рахунок, субрахунок” (вказуємо номер коррахунку)
- “Тип ордера” (прибутковий чи видатковий).
PawnShop має функцію додавання індивідуальних полів у картці застави чи клієнта. Можна додати унікальні поля, такі як Камінь, Огранювання та інші.
Для додавання додаткового поля потрібно:
Відкрийте меню “Довідники” та виберіть пункт “Настроювані поля”.
У довіднику “Поля, що настроюються” вибрати об’єкт: “клієнти” або “предмети застави”.
Додати новий запис можна кнопкою “+”, після чого потрібно заповнити колонки “Найменування поля” та “Код для документів”.
Для виведення конкретного значення додаткового поля “за замовчуванням” заповнюємо колонку “Значення за умовчанням”.
Для виведення значення додаткового поля шаблон документа необхідно скопіювати дані з поля “Код для документів” і вставити його в шаблон потрібного документа.
У довіднику клієнтів за допомогою кнопки “Об’єднати клiєнтiв” можна поєднати два записи клієнта, які продублювалися. Після натискання кнопки з’являється форма з інформацією про дублюючі записи клієнта. У верхній частині відображається запис, який буде видалено. У нижній частині групи “Клієнт (Результат)” – запис, який залишиться.
Для внесення коштів у PawnShop потрібно створити прибутковий ордер із відповідною сумою. Заходимо в розділ «Каса» та натискаємо кнопку «Додати (+)».
Програма PawnShop підтримує підключення різних моделей фіскальних реєстраторів. Підключення ККТ відбувається у розділі «Програма» – «Налаштування» – «Основнi» вкладка «Відділи та рахунки». Відкриваємо “Довідник касових рахунків” – натискаємо кнопку “Редагувати”, ставимо прапор “Задіяти фіскальний реєстратор” та вводимо налаштування підключення та “Підключити”. Фіскальний реєстратор готовий до роботи, доданий розділ меню «Реєстратор».
Для початку роботи з підключеним фіскальним реєстратором необхідно відкрити зміну, якщо використовуєте онлайн-касу CheckBox.
Для цього натискаємо кнопку “Реєстратор” та вибираємо пункт “Службове внесення”. Для вилучення суми коштів із пам’яті фіскального реєстратора необхідно вибрати пункт “Службове вилучення”.
Наприкінці дня необхідно звірити залишки коштів по онлайн-касі та касі в PawnShop. Для цього натискаємо кнопку “Реєстратор” та вибираємо пункт X-звіт та проводимо звіряння операцій. Після успішного звіряння залишків закриваємо зміну, натискаємо кнопку “Реєстратор” і вибираємо пункт Z-звіт.
Програма PawnShop має можливість роботи з кількома рахунками. Це корисно для ломбардів, які приймають сплату заборгованості за договором готівкою або через банківський термінал (рахунок).
Для додавання рахунку вибираємо розділ “Програма” – “Налаштування” – “Основні”. В основних налаштуваннях переходимо на вкладку “Відділи та рахунки”. У вікні “Рахунки” є дві кнопки для додавання касових рахунків.
- Для додавання готівкового касового рахунку натискаємо кнопку “Довідник касових рахунків”, у довіднику кнопкою “+” додаємо касу та натискаємо “ОК”. Після цього у вікні “Рахунки” натискаємо кнопку “+” (додати рахунок) і вибираємо “касовий рахунок”.
- Для додавання безготівкового рахунку у вікні “Рахунки” натискаємо кнопку “Довідник розрахункових рахунків”, заповнюємо реквізити рахунку та натискаємо “ОК”. Після цього у вікні “Рахунки” натискаємо кнопку “+” (додати рахунок) та вибираємо “розрахунковий рахунок”.
Знаходимо необхідний договір на основній формі програми. Натискаємо кнопку “Виставити на реалізацію” та вказуємо ціну реалізації застави.
Серед виставлених договорів на реалізацію знаходимо договір, який слід реалізувати. Натискаємо кнопку “Реалізувати” та вказуємо суму реалізації, якщо бажаєте відобразити операцію в касі, то ставимо позначку “Враховувати реалізацію в касі” та зберігаємо операцію.
Докладніше про реалізацію договору можна ознайомитись у навчальному відео.
Для виставлення кількох договорів на реалізацію необхідно створити “Акт на реалізацію”. Створити акт можна, натиснувши кнопку “Сервіс” та вибрати пункт “Акти”, далі заповнюємо необхідні поля. Докладніше про роботу з актами можна ознайомитись у довідці – розділ “Передача на реалізацію”.
Також по роботі з Актами та Посилками на реалізацію є навчальне відео.
Для реалізації кількох договорів необхідно сформувати “Посилку на реалізацію”. Посилки на реалізацію призначені для реалізації предметів застави, які перебувають у акті. Для створення посилки необхідно натиснути кнопку “Сервіс” та вибрати пункт “Посилки на реалізацію”. Докладніше про роботу з посилками можна ознайомитись у довідці – розділ “Передача на реалізацію”, “Робота з посилкою”.
Для надсилання списку договорів до центрального офісу необхідно, щоб було налагоджено синхронізацію даних філії з ЦО. Далі при створенні акта на реалізацію вибираємо склад призначення “центральний офіс”. Після збереження акта у вікні списку актів на реалізацію необхідно натиснути кнопку “Дозволити відправити до ЦО”.
Для автоматичного виставлення прострочених договорів на реалізацію потрібно виконати кілька действий:
- Потрібно налаштувати графік виконання завдання автовиставлення договору. Заходимо до основних параметрів PawnShop на вкладку “Розрахунок нарахувань”. У блоці “Автоматичне виставлення договорів на реалізацію” натискаємо кнопку “Графік” та встановлюємо прапор “Активний”.
- У тарифному плані необхідно активувати налаштування “Виставити на реалізацію після закінчення днів прострочення” у вкладці “Додаткові налаштування”.
Для проведення інвентаризації у ломбарді існує звіт «Інвентаризація». Цей звіт можна сформувати у розділі «Звіти» – «Склад» – «Інвентаризація». Для формування інвентаризаційної відомості необхідно встановити параметри звіту.
Для отримання фінансових показників ломбарду для підготовки звітності до Національної комісії фінансових послуг необхідно сформувати “Фінансовий звіт”.
- Для цього вибираємо розділ “Звіти” – “Фiнансовi” та у списку звітів вибираємо “Фінансовi звіти”.
- Встановлюємо тип звіту (квартальний або інший період).
- Після вибору типу звіту натискаємо кнопку “Створити”. У “Властивості фінансового звіту” вказуємо рік, дату подання звіту та період і натискаємо “Застосувати”.
- Для розрахунку фінансових показників натискаємо “Результати”. У вікні результатів розрахунку фінансових показників натискаємо “Перелічити”. Дані сформовані та їх потрібно подати до перевіряючого органу.
Для формування нарахувань за договором за період, необхідно знайти необхідний договір на головній формі програми та відкрити меню “Звіти” – “Розрахунок нарахувань за договором”. На формі “Розрахунок нарахувань за договором” ставимо прапор активності в параметрі “Детальний розрахунок”, встановлюємо період розрахунку та натискаємо кнопку “Розрахунок”. Дані сформовані для вивантаження звіту в Excel необхідно натиснути “Друк”.
Для отримання інформації про рух коштів по касі ломбарду з розбивкою кореспондуючими рахунками використовується звіт “Аналітична відомість руху коштів”. Звіт може бути сформований як у розрізі окремих ордерів за операціями, так і в сумарній інформації щодо інтервалу часу.
Для формування звіту необхідно увійти в меню “Звіти”, розділ “Управлінські” та вибрати звіт “Аналітична відомість руху коштів”. Встановити необхідний період та вибрати тип “Сумування” звіту (документ, по днях, місяць, квартал).
Кредитний портфель ломбарду – це сукупність залишків заборгованості за основним боргом за активними заставними договорами. Для отримання інформації про заборгованість за виданими кредитами та розрахунку заборгованості з них формуємо “Загальний звіт”. Вибираємо у розділі “Звіти” – “Управлінські” цей звіт та вказуємо параметри для його формування (наприклад, період або філія ломбарду).
Відкриваємо розділ “Звіти” – “Статистика” та обираємо “Модуль статистики клієнтів”.
Звіт Статистика співробітників призначений для формування показників роботи в розрізі співробітників ломбарду. Звіт надає такі дані:
- кількість укладених договорів
- сума виданих кредитів, сума оплачених кредитів
- сума сплачених відсотків за договорами
- сума оплаченої пені за договорами
- прибуток вiд реалiзацii.
Дані співробітників групуються по філіях за вибраний період.
Звіт “Логування” призначений для відстеження всіх дій користувача у програмі PawnShop та допомагає у вирішенні ситуацій, пов’язаних із крадіжкою у ломбарді У звіті відображається ім’я користувача, час та дія, яку він повідомив.
У звіті передбачено можливість виведення записів по багатьох об’єктах програми, таких як заставний договір, картка клієнта тощо. Найпопулярніший запит – це сформувати список дій користувача за конкретним договором. Для формування звіту необхідно відкрити меню “Звіти” – “Управлінські” та у списку вибрати “Логування”. Вибрати об’єкт на формі налаштувань звіту, за яким необхідно відобразити список дій.
Текст та зовнішній вигляд шаблону договору та інші види документів можна змінити у розділі програми «Програма» – «Налаштування документів». Вибираєте потрібний шаблон та натискаєте “Змінити” – “Редагувати шаблон”. У шаблоні можна використовувати змінні (формули), які виводять дані з програми.
За цією функцією налаштування шаблонів документів у PawnShop також записано відео курс.
У розділі “Програма” – “Налаштування документів” необхідно вибрати потрібний шаблон документа. Натискаємо «Редагувати» – відкривається шаблон договору у текстовому редакторі. Заходимо до розділу «Допомога» – «Довідк» – «Система документів» – «Параметри для документів». Копіюємо змінну і вставляємо шаблон документа. Зберігаємо документ.
Навчальне відео за налаштуванням шаблонів документів у PawnShop.
Для додання нового користувача до програми необхідно увійти до програми за користувачем “Адміністратор”. Можна використовувати обліковий запис за замовчуванням, логін “master”.
Після входу до програми з правами адміністратора необхідно:
Увійти в меню “Програма”>“Налаштування”>“Основні”.
Перейдіть на вкладку “Користувачі та права”.
На вкладці “Користувачі” натисніть на іконку “+” (додати користувача).
У вікні “Додати користувача” на вкладці “Облікові дані” вибрати роль (Адміністратор або Оператор), заповнити поле “ПІБ”, “Логін”, “Пароль” і “Пароль повторно”.
У разі потреби заповнити інші поля такі як: “Довіреність”, “Номер касира”, “ІПН”, “Примітка”.
У вкладці “Відділи та рахунки” задаємо призначення відділу та касового рахунку новому користувачеві.
Навчальне відео: “Створення облікового запису та налаштування прав користувачів”.
Якщо забули пароль користувача, то відновити його може лише користувач з правами групи “Адміністратор”. Виконайте вхід під обліком з повними правами та виконайте такі дії:
- Увійти в меню “Програма” – “Налаштування” – “Основні”.
- Перейдіть на вкладку “Користувачі та права”.
- Вибрати необхідного користувача у списку та натиснути на іконку “олівець” (редагувати).
- У вікні “Правка користувача” введіть новий пароль у полі “Пароль” та “Пароль повторно” та натисніть “Ок”. Пароль змінений.
Якщо Ви забули пароль для облікового запису з правами Адміністратор, зв’яжіться з відділом підтримки PawnShop для відновлення доступу.
Для зміни існуючих тарифних планів та створення індивідуальної системи нарахувань необхідно зайти до розділу «Програма» – «Налаштування» – вкладка «Розрахунок нарахувань». Детальний опис роботи з даним розділом описано у розділі «Довідка – Нарахування».
Відео курс з налаштування тарифних планів.
Щоб налаштувати надсилання SMS-повідомлень, відкрийте вкладку SMS-повідомлення у головних параметрах програми. У вкладці SMS-повідомлення здійснюється налаштування параметрів відправлення sms, налаштування облікових даних для шлюзу відправки, налаштування шаблонів sms, прив’язка відправки sms до окремих тарифних планів.
З процесом налаштування SMS повідомлень Ви також можете ознайомитись у відео курсі.
Порядок налаштування надсилання sms повідомлень:
- Прапорець “Увімкнути sms сповіщення” активує функцію sms сповіщень.
- Кнопка “Облікові дані для шлюзу” викликає вікно налаштування підключення та реєстрації до шлюзу надсилання SMS.
- При першому налаштуванні підключення необхідно натиснути “Реєстрація”, перейти на сайт sms шлюзу та пройти процедуру реєстрації облікового запису. Після успішного проходження реєстрації у вікні “Облікові дані” вносимо логін\пароль. Після натискання кнопки “Тест” відбувається тестове підключення до SMS шлюзу, при успішному підключенні буде відображено баланс рахунку облікового запису.
- Кнопка “Налаштування шаблонів sms” викликає форму для налаштування тексту надісланих повідомлень.
- Кнопка “Історія надсилання SMS” викликає вікно з інформацією про надіслані SMS повідомлення та статус їх доставки.
- Прапор «Повідомлення про закінчення договорів» включає автоматичне розсилання SMS із повідомленням про наближення закінчення договору. Розсилка провадиться для договорів, термін яких спливає завтра.
- У полі «Час» встановлюється значення часу щоденного надсилання SMS про наближення закінчення терміну договору.
У центрі форми налаштувань SMS-повідомлень знаходиться таблиця «Дозволити відправку для тарифних планів». У ній наголошуються тарифні плани для договорів, яких слід здійснювати надсилання SMS-повідомлень.
Для завантаження переліку в PawnShop потрібно:
- Відкрити меню “Програма” – “Налаштування” – “Основні”.
- Переходимо на вкладку “Фінансовий моніторинг” та встановлюємо “Тип завантаження” переліків у режимі “Оффлайн”.
- Для завантаження нового переліку натискаємо кнопку “Оновити зараз” та вибираємо необхідний файл переліку фінмоніторингу.
У налаштуваннях фінансового моніторингу також можливий тип завантаження “Онлайн”. Він служить для того, щоб у автоматичному режимі оновлювати перелік фінмоніторингу за посиланням (тиснемо кнопку “за замовчуванням”) або завантаження з Центрального офісу на кількох філіях, якщо у вас налаштована синхронізація із “Центральним офісом”.
Нумерація та налаштування шаблону номеру договору задається у розділі «Програма» – «Налаштування» – “Основні” вкладка «Нумерація документів». Також, у цьому розділі, можна задати нумерацію для прибуткових та видаткових касових ордерів та інших видів документів.
Підключення сканера штрих-коду налаштовується у розділі «Програма» – «Налаштування» – “Основні” вкладка «Сканер штрих-коду». Додаємо галочку «Задіяти сканер штрих-коду», вибираємо тип підключення та зберігаємо зміни. Сканер підключено до роботи з програмою. Сформувати номери штрих-кодів можна у розділі “Сервіс” – “Генерація штрих-кодів”.
Для формування файлу експорту даних необхідно зайти до розділу “Сервіс” – “Менеджер завдань”. Вибираємо режим “оффлайн” та натискаємо “Синхронізувати” – Експорт даних. Вибрати філію, період експорту даних та бази клієнтів та натиснути «Експорт». Після цього програма сформує зашифрований файл з пакетом даних, який необхідно відправити у центральний офіс і виконати там імпорт для завантаження даних у ЦО.
У програмі існує можливість додавання кількох відділень та розмежування доступу користувачів до цих відділень.
Для налаштування філій та касових рахунків необхідно:
- Відкрити основні налаштування програми – “Програма”>”Налаштування”>”Основні” та вибрати вкладку “Відділи та рахунки”.
- У лівій частині форми “Відділи” натиснути “+” (додати філію), вказати порядковий номер та назву. Порядковий номер філії має бути унікальним.
У правій частині форми “Рахунки” можна додати готівковий або безготівковий касовий рахунок, для цього необхідно:
- Натиснути “Довідник касових рахунків”, кнопкою “+” додати касовий рахунок, вказати назву та параметри касового рахунку.
- Для безготівкового рахунку натиснути “Довідник розрахункових рахунків”, заповнити дані довідника (назва, код підприємства, код банку, розрахунковий рахунок).
Для присвоєння касового рахунку конкретній філії необхідно:
- У лівій частині форми “Відділи” виділити необхідну філію, потім у правій частині форми “Рахунки” натиснути “+”, вибрати тип рахунку (касовий чи розрахунковий) й у довіднику рахунків вибрати потрібну касу.
Для налаштування довідкової інформації щодо кількох філій у програмі необхідно відкрити меню “Довідники” та вибрати пункт “Інформація про підприємство”. У довіднику “Інформація про підприємство” потрібно натиснути на перелiк поля, що випадає “Філія”, вибрати філію та заповнити реєстраційні дані для кожної філії окремо.У PawnShop є можливість автоматично оновлювати ціни на драг. метали у відділеннях ломбарду, коригуючи їх із центрального офісу.
Використовуючи єдиний перелік проб та цін у центральному офісі, ми можемо автоматично імпортувати їх у кожне відділення ломбарду, щоб експерт-оцінювач на філії не вносив зміни цін вручну.
Для цього в програмі “Центрального офісу” необхідно налаштувати довідники типів і цін на дорогоцінні метали:
- Відкрити меню “Довідники” вибрати пункт “Типи драг металів”.
- Кнопкою “+” додати записи типів дорогоцінних металів наприклад: золото-1 категорії; золото-2 категорії; срібло; платина і т.д.
- Відкрити меню “Довідники” вибрати пункт “Ціни на дорогоцінні метали”.
- Кнопкою “+” додати новий запис. Вказуємо тип драг.металу, пробу, оцінку за 1 грам і видачу за 1 грам.
Для автоматичного імпорту довідкових даних із філій має бути налаштована синхронізація між “Центральним офісом” та філією. У налаштуваннях синхронізації філій має бути встановлений прапор “Автоматичний імпорт довідників”
У програмі існує можливість сплатити заборгованість за договором у будь-якому відділенні мережі ломбардів, що надає зручності для клієнтів, які не мають постійної можливості відвідувати певне відділення ломбарду. Для роботи цієї функції має бути налаштована синхронізація між філією та “Центральним офісом”.
Якщо синхронізація налаштована, то оплату у будь-якому відділенні можна зробити з розділу “Договір”, обравши пункт “Онлайн операція”.
Для проведення онлайн операції необхідно:
- У вікні “Онлайн операції – пошук договору” вказати номер договору для пошуку в системі.
- Вибрати вид операції (погашення або збільшення кредиту), внести суму операції та натиснути “Додати”.
У програмі реалізовано вивантаження даних для імпорту до бухгалтерських програм (1С Підприємство та інші), а також надається модуль для імпорту даних до 1С.
Для вивантаження даних у 1С необхідно зайти до розділу «Сервіс» – «Вивантаження даних для бухгалтерських програм». У цьому розділі необхідно задати параметри вивантаження (період, філія), натискаємо «Сформувати», вказуємо шлях до збереження даних та натискаємо «Вивантажити».
Детальний опис здійснення вивантаження та імпорту даних у 1С описаний у розділі «Довідка» – «Вивантаження даних для бухгалтерських програм».
Так само з цією функцією можна ознайомитись у відео курcі.
Модуль завантаження для бухгалтерських програм знаходиться в папці PawnShop у папці Utils. У цій папці містяться модулі з налаштуваннями для України та Казахстану, а також є вихідний модуль без прив’язки до певної країни.
У папці міститься опис налаштування модуля, сам модуль PawnShopImport.epf та файл конфігурації PawnShop.ini Програмний код модуля імпорту в 1С повністю відкритий для Вас, що дає можливість самостійно вносити зміни відповідно до ваших вимог.
Бажаєте бути в курсі всіх новин?
Підписатись на новини
Дізнайтесь більше
Безліч статей та новин. Підпишіться і ви ніколи не пропустите важливу інформацію